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Quais os erros mais comuns no controle de estoque?

2023-02-23

Em um mercado tão competitivo quanto o atual, as empresas estão buscando cada vez mais implantar métodos de fabricação LEAN (manufatura enxuta), aliados a gestão de estoques.

Em um mercado tão competitivo quanto o atual, as empresas estão buscando cada vez mais implantar métodos de fabricação Lean (manufatura enxuta), aliados à gestão de estoques. É fácil entender o porquê disso: sem o controle de estoque é impossível evitar dores de cabeça como compras fora de hora, excesso de estoque e falta de comunicação entre as equipes.

Da mesma forma, a boa gestão de estoque faz com que os administradores tomem decisões com base em dados confiáveis, eliminando gastos desnecessários e otimizando os resultados.

Ao mesmo tempo em que é necessário discutir a importância de fazer esse gerenciamento, precisamos entender quais são os principais erros cometidos no controle de estoque para então saber como evitá-los.

No artigo a seguir, você irá se aprofundar neste assunto. Assim, saberá como a armazenagem inadequada pode prejudicar sua empresa e como virar o jogo a seu favor:

Saiba o que é controle de estoque e qual é a sua importância para o negócio

Entendemos o controle de estoque como a gestão de itens que afetam o andamento da sua empresa. Isso inclui o fluxo de mercadorias que entram e saem do armazém ou centro de distribuição (CD) a fim de identificar as movimentações no setor e a quantidade de cada produto.

Com essa definição em mente, fica fácil compreender como os erros cometidos no controle de estoque podem afetar a empresa como um todo. Afinal, este processo otimiza as tarefas de todos os setores do empreendimento ao pôr em prática uma estratégia essencial das operações do negócio.

Entre os benefícios do gerenciamento de estoque, podemos citar:

-Melhora nas vendas;

-Maior economia;

-Maior produtividade;

-Maior capacidade de armazenamento;

-Redução no tempo de entrega.

Conheça 4 erros cometidos no controle de estoque

Em muitos casos, o estoque de uma empresa concentra sua principal fonte de lucro, pois é neste espaço em que se encontra o acervo comercializado. Quando pensamos nas melhores práticas de organização e distribuição de tais produtos, as consequências envolvem maior rentabilidade e otimização dos processos.

Por outro lado, a armazenagem inadequada e a falta de acompanhamento do estoque trazem grandes prejuízos para a empresa. Separamos 4 erros cometidos no controle de estoque para alertar os gestores:

Não fazer o controle de estoque

Parece até óbvio, mas não é. Um dos principais erros cometidos no controle de estoque é justamente não realizar este gerenciamento. Em especial nas grandes empresas, que contam com um amplo espaço para estocar seus produtos.

Sem um rígido controle é muito fácil perder a noção dos fluxos de entrada e saída. Como consequência, os gestores perdem importantes insights do negócio, pois não conseguem identificar quais são os produtos "queridinhos" dos clientes e quais são aqueles que estão apenas ocupando espaço.

Logo, a recomendação é ter funcionários capacitados e treinados para documentar todos os itens que entram e saem do armazém, realizando inventários periódicos e atualizando-os com frequência. Essa visão geral é crucial para aumentar a conversão de venda dos produtos e expandir o negócio.

Não utilizar a tecnologia disponível

O controle manual é um dos erros mais comuns no controle de estoque, em especial nas empresas de pequeno e médio porte. Nesses casos, os gestores acreditam que podem documentar toda a movimentação no papel ou em planilhas do Excel, mas não é verdade.

Afinal, humanos são passíveis de falhas e até mesmo os melhores colaboradores podem inserir dados errados ou esquecer de contabilizar algo. Para evitar isso, recomenda-se o controle automatizado de estoque com softwares específicos para este fim. Além de minimizar as chances de erro, aumenta a eficácia das operações.

Não integrar os setores

Seja qual for o setor da sua empresa, as equipes precisam ser integradas. Isso não significa que todos precisam trabalhar juntos o tempo todo, e sim ter sistemas que permitam a fácil comunicação entre os times para evitar o compartilhamento de informações falsas ou desencontradas.

Essa integração precisa acontecer principalmente entre as equipes de vendas e logística. Entre os erros cometidos no controle de estoque, podemos citar o atraso na entrega porque os responsáveis pela venda prometeram uma quantidade de produtos que não estava disponível no estoque. Uma falha que não aconteceria se os setores tivessem linhas eficientes de comunicação.

Não realizar o inventário do estoque

Fazer o inventário significa identificar, contar e classificar os produtos armazenados a fim de conferir se essas informações estão de acordo com a realidade do que foi dado como entrada e saída de mercadorias.

Realmente, é um trabalho bastante extenso e cansativo, mas ignorá-lo é um dos principais erros cometidos no controle de estoque. Logo, é importante entender que, sem essa verificação, sua empresa corre sérios riscos de gastar mais dinheiro do que é necessário.

Afinal de contas, os pedidos são realizados de acordo com a demanda e o inventário é essencial para quantificar os produtos existentes. Outro ponto importante é que possíveis incoerências entre o inventário e a contabilidade podem ocasionar em autuações pela Receita Federal.

Também não podemos negar que o excesso de estoque é um erro bastante comum e que traz sérios prejuízos para a empresa. Itens parados não vendem e pior: ocupam espaço, sendo mais suscetíveis a furtos e avarias. Confira nosso guia prático e gratuito de como evitar o excesso de estoque.

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