Order Management System: conheça os 5 principais benefícios de um sistema de gerenciamento de pedidos

Imagine a seguinte situação: você tem uma empresa que recebe diariamente dezenas, centenas - ou até mesmo milhares - de pedidos, seja na loja física ou no seu e-commerce. Um gestor experiente como você sabe que todo consumidor é ansioso e deseja receber seus produtos em perfeito estado, o quanto antes. Por isso, aqui você vai conhecer o Order Management System (OMS).

 

A grande questão é: como gerenciar tudo isso sem perder o controle dos processos ou acabar tendo uma grande dor de cabeça? É para essa finalidade que serve o OMS , mais uma solução tecnológica desenvolvida para facilitar o dia a dia na empresa onde você trabalha ou é proprietário. 

 

Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o funcionamento desse software e como ele pode ser útil para o gerenciamento dos pedidos que o seu empreendimento recebe. 

 

Boa leitura!

 

O Order Management System (OMS) - Sistema de Gerenciamento de Ordens, em tradução livre - é um software bastante utilizado nas empresas para o gerenciamento dos pedidos recebidos. Seu uso mais comum é para grandes quantidades, no intuito de facilitar a organização. 

 

Além disso, o sistema também permite que haja conexão entre participantes do mercado financeiro. Isso ocorre especialmente sob o uso do protocolo FIX, para troca de mensagens relacionadas com a execução de ordens de ações, derivativos e até mesmo câmbio. Algo ideal se sua empresa for uma exportadora e, consequentemente, envolvida com as práticas do comércio internacional.

 

Em resumo, o sistema OMS é fundamental como aliado da empresa para proporcionar um atendimento de qualidade aos seus clientes. Ele é bastante comum em varejistas de médio e grande porte, mas também é encontrado em empresas menores.  Por mais que o valor gasto investindo em um software como esse varie, o custo médio para um modelo simples gira em torno de U$10 a U$500 (dólares) por mês. 

 

Depois de instalado, o OMS funciona rastreando as vendas e os pedidos feitos para a sua empresa em um ou mais canais de vendas, caracterizando-se como uma ferramenta omnichannel também. O software OMS é bastante útil para vendas em loja física, mas ainda mais para transações realizadas em e-commerce. 

 

No entanto, para que tudo ocorra perfeitamente e o investimento nessa tecnologia seja compensado, é preciso que os profissionais que trabalham na sua empresa entendam, em primeiro lugar, o que é prestar esse atendimento omnichannel (com ambos os canais de atendimento integrados, gerando dados para a mesma base). Somente assim será possível ter uma visão ampla do processo de venda.

 

A melhor alternativa é contratar profissionais especializados nesse tipo de estratégia ou oferecer a capacitação necessária para os membros atuais da sua equipe. Dessa forma, a tendência é que haja um ganho de produtividade e assertividade, reduzindo tempo e, consequentemente, melhorando as experiências dos clientes com a sua empresa.

 

Há uma série de benefícios e diferenciais que fazem o OMS estar em alta entre as empresas e ter um índice de satisfação bom. Separamos, abaixo, os principais motivos que contribuem para uma otimização do gerenciamento de pedidos usando esse sistema. Confira: 

 

Convenhamos, nenhum cliente quer ter a experiência de selecionar um pedido e, então, receber uma mensagem dizendo que ele se encontra fora de estoque. E como o OMS ajuda a evitar isso, especialmente dentro do ecommerce?

 

Simples: o software consegue determinar para os operadores do sistema quais produtos estão em falta no estoque e, assim, não correr o risco de colocar à vista produtos que não estão disponíveis no momento. Em uma estratégia omnichannel o resultado é ainda melhor, já que, por exemplo, se a compra for feita no site, o auxílio do software ajuda a determinar quando o produto estará disponível para retirada e em qual filial - ou matriz. 

 

Este benefício é o que antecede o item anterior. O Order Management System permite que haja uma aumento na eficiência do gerenciamento, reduzindo o trabalho manual e diminuindo os erros humanos.

 

Problemas que antes levavam horas somente para serem detectados, podem ser resolvidos em questão de poucos minutos. Isso também contribui para que o foco da sua equipe se volte para outras demandas, como o desenvolvimento de novas estratégias para atender os hábitos do consumidor e fazer a empresa prosperar.

 

O OMS pode ser integrado com outros softwares bastante utilizados para gestão das empresas, como o WMS e ERP. Assim, é possível ter uma visão completa sobre os processos e demais aspectos relacionados a cada um dos pedidos. 

 

Portanto, também se torna um sistema poderoso para a análise de comportamento dos clientes, tornando-se aliado da visibilidade oferecida em todos os canais de venda da empresa.   

 

Todas as informações coletadas dos seus clientes são armazenadas com segurança em um mesmo banco de dados, em conformidade com o que exige a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Qualquer atividade realizada pelo consumidor desde que se tornou um de seus leads é guardada.

 

Esse tipo de métrica é fundamental para produzir estratégias de marketing assertivas dentro da empresa. Conhecendo bem o público com quem você quer conversar, fica mais fácil atingir seus objetivos. 

 

Ter um software Order Management System também é benéfico na hora de fechar a conta do mês. Suas funcionalidades permitem que o setor financeiro saiba em primeira mão, sem precisar depender de respostas de inúmeros outros setores, quais são os valores a pagar e receber.

 

Outro ponto interessante é que no caso de devoluções, o OMS estabelece as regras para todos os setores sobre como proceder, começando no atendimento até chegar à última etapa, a de reembolso.

 

Se você achou este conteúdo útil, continue navegando pelo blog da Bertolini e conheça muito mais sobre sistemas de armazenagem e processos logísticos que vão ajudar a sua empresa.

 

Leia também:

Sistema YMS: o que é e como ele colabora para a gestão de pátio?

O que é ESG e como ela pode impactar positivamente no setor logístico?

Empilhadeira contrabalançada ou retrátil: qual escolher para o seu armazém?